La Conciliación de Caja es una funcionalidad que te permite revisar, conciliar y validar formalmente los cierres de caja de tu negocio antes de que impacten en tus reportes financieros.
Está pensada para negocios con múltiples cajas (salón, barra, delivery, etc.) y para equipos que trabajan con un esquema de doble control entre operador y supervisor.
⭐ Esta funcionalidad se encuentra disponible en el Plan Pro.
¿Qué problema resuelve?
En la operación diaria pueden generarse diferencias entre:
Lo que el sistema registra.
Lo que el operador declara al cerrar la caja.
El dinero real disponible.
Cuando no existe una instancia formal de revisión:
Se generan errores acumulados.
Se pierde trazabilidad.
Los reportes financieros pueden basarse en información no validada.
Con Conciliación de caja, cada cierre pasa por un proceso de validación antes de consolidarse como información definitiva.
¿Cómo funciona?
La funcionalidad agrega una nueva instancia posterior al cierre tradicional de caja.
1️⃣ El operador realiza el cierre
Desde la caja (salón, barra, etc.), el operador:
Declara montos por método de pago.
Cierra su turno normalmente.
La caja queda en estado Pendiente de conciliación.
2️⃣ El supervisor revisa y concilia
¿Cómo conciliar una caja?
Ir a Ventas → Arqueos de caja.
Aplicar filtros si es necesario (período, caja, usuario o estado).
Buscar un arqueo con estado Pendiente.
Hacer clic sobre la caja para abrir el detalle de conciliación.
Revisar las diferencias entre los valores del sistema y los valores informados por el operador.
Ajustar el monto conciliado si corresponde.
Si existe una diferencia, seleccionar un motivo de diferencia.
Completar el campo de justificación.
Confirmar la conciliación para cambiar el estado de la caja a Conciliado.
⚠️ Importante: La conciliación de caja no se puede deshacer ni editar.
Una vez conciliada, la caja queda registrada de forma definitiva.
¿Qué se puede revisar en la Conciliación?
Dentro de cada caja podrás ver:
$ Total Sistema
$ Total Usuario
Detalle por medio de pago por día en caso de que el arqueo cubra más de un día (efectivo, débito, transferencia, QR, etc.)
Diferencias por medio de pago
Diferencia total
Usuario que realizó el cierre
Comentarios del cierre
Además, podrás:
Editar montos declarados.
Seleccionar un motivo de diferencia.
Agregar un comentario obligatorio si existe diferencia.
Ejemplos de motivos:
Falta de dinero en caja
Sobra de dinero en caja
Divergencia de máquina de tarjeta
Error de lanzamiento manual
Registro de pago ausente
Error operacional
Otro
Esquema de doble control
Conciliación de Caja está diseñada para separar responsabilidades:
Rol | Acción |
Operador | Cierra la caja |
Supervisor / Administración | Revisa, ajusta y valida |
Esto:
Reduce errores operativos.
Mejora la transparencia interna.
Facilita auditorías.
Profesionaliza el control financiero.
Impacto
Una vez que la caja pasa a estado Conciliado:
Se convierte en fuente confiable para:
Cuentas a cobrar
Se consolida como información validada.
Las diferencias quedan registradas con trazabilidad.
¿Qué cambia en tu operación?
Antes:
El cierre del operador era el dato final.
Las diferencias podían quedar sin justificación formal.
Ahora:
Cada caja pasa por una instancia de validación.
Toda diferencia debe justificarse.
Existe trazabilidad completa.
Podrás editar un arqueo sin la necesidad de borrarlo y abrir uno nuevo.
¿Para qué tipo de negocio está pensado?
Especialmente recomendado para:
Restaurantes con múltiples cajas activas.
Operaciones con alto volumen de transacciones.
Negocios con supervisión administrativa.
Equipos que requieren control financiero avanzado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una caja ya conferida?
No. Una vez conferida, la caja queda validada y consolidada.
¿Es obligatorio justificar las diferencias?
Sí. Sí existe una diferencia, se debe seleccionar un motivo y agregar comentario.
¿Puedo ver histórico de conciliaciones?
Sí. Desde la sección podrás consultar cajas pendientes y conciliadas utilizando los filtros.
Buenas prácticas recomendadas
Realizar la conciliación diariamente.
No acumular cajas pendientes.
Asignar responsables de validación vía permisos de rol.
Revisar diferencias recurrentes por método de pago.