En un restaurante, bar o cafetería, todos los días se compran ingredientes, bebidas, productos de limpieza y otros insumos necesarios para que el negocio funcione. A estas compras les llamamos gastos, y en Fudo puedes registrarlas de forma simple desde la sección Gastos.

Registrar este tipo de movimientos te ayuda a:

Llevar un control claro de cuánto estás gastando y en qué.
Evitar errores o diferencias en el cierre de caja si pagas con efectivo.
Ordenar tus cuentas con proveedores y organizar mejor tus compras.

⚠️Importante: Antes de registrar un gasto, asegúrate de que su categoría esté creada en tu cuenta. Por ejemplo, si quieres agregar el alquiler de tu restaurante como gasto, primero debes tener creada la categoría "Alquiler". Para más información, visita el artículo Categoría de gastos en Fudo: qué son y cómo crearlas paso a paso.

📋¿Cómo registrar un gasto en Fudo?

Para registrar un gasto dentro de tu cuenta de Fudo, sigue estos pasos:

Ingresa a la sección Gastos (ícono de calculadora en la barra superior).
Haz clic en el botón naranja + Nuevo Gasto.
Completa los campos del formulario. Los obligatorios están marcados con un asterisco (*).

Datos del gasto

Fecha*: puedes dejar la fecha actual o modificarla si el gasto corresponde a días anteriores.
Importe bruto*: el valor del gasto en bruto.
Proveedor*: a quién se le realizó la compra.
Categoría: elige la que mejor represente el gasto (ej.: Insumos, Servicios, Mantenimiento)
Comentario
Fecha de vencimiento
Tipo de comprobante: qué documento recibiste (ej.: Factura A, Factura B, Remito).
Nro. de comprobante: número del documento.

Pagos del gasto

Dentro del registro del gasto, puedes cargar uno o varios pagos asociados al mismo movimiento.

Puedes agregar más de un pago cuando:

El gasto se abona con distintos medios de pago.
El pago es parcial y queda un saldo pendiente.

🔎Ten en cuenta: Los múltiples pagos para un gasto están disponibles solo en Plan Pro, si tienes Plan Avanzado o Inicial, sólo podrás asociar un pago al gasto.

Para cada pago deberás indicar:

Importe: cuánto se pagó en ese pago.
Medio de pago: cómo se realizó el pago (ej.: Efectivo, Tarjeta de crédito, Transferencia).
Fecha de pago: día en que se realizó el pago.
Usar en arqueo: Marca si deseas que el pago impacte en el arqueo de caja o no.

Si el gasto se paga con dinero de la caja, marca la opción “Usar en arqueo” para que el importe se descuente correctamente del cierre de caja.

Puedes agregar más de un pago cuando:

El gasto se abona con distintos medios de pago.
El pago es parcial y queda un saldo pendiente.

🔎Ten en cuenta: Cuando la suma de los pagos es menor al importe total del gasto, Fudo calcula automáticamente el saldo pendiente.

Detalle de mercadería

Si el gasto corresponde a la compra de mercadería (por ejemplo, ingredientes o productos para tu cocina), puedes cargar el detalle dentro del registro y actualizar el stock.

En la sección Detalle de mercadería, podrás:

Buscar el producto o ingrediente comprado.
Indicar la cantidad adquirida.
Completar el costo neto de ese producto.

Luego, haz clic en Agregar para sumarlo al gasto.

Esto te permite llevar un control más preciso de tus compras y registrar exactamente qué mercadería ingresó al negocio.

Una vez completados los datos, haz clic en Crear para guardar el gasto.

✅ ¡Listo! El gasto ya quedará registrado en tu cuenta.

⭐Si tu cuenta es de Argentina con plan Pro

Vas a ver, además de los campos habituales, una sección para discriminar impuestos (IVA y percepciones).
Aquí podés registrar el importe bruto, el desglose de impuestos y obtener el importe neto. Para más información, haz clic aquí.

Estados de Gastos

⭐La herramienta de 'Estados de Gastos' se encuentra disponible en Plan 'Pro'.

Si quieres llevar un mejor control de lo que se debe pagar en tu local y cuándo, la herramienta de Estados de Gastos te va a ayudar muchísimo. Esta función te permite marcar qué gastos ya están pagos, cuáles están por vencer y cuánto tienes pendiente de abonar. Ideal para evitar olvidos y mejorar la organización. También podrás agregar las fechas de vencimiento de los gastos, en caso de que lo necesites.

Cuando cargues un nuevo gasto, vas a poder sumar estos datos adicionales:

Fecha de vencimiento: Indica hasta cuándo puedes pagar el gasto. Esto te va a permitir ver rápidamente desde la lista cuáles vencen pronto.

Ejemplo: Si cargas una factura de gas que vence el 10 de julio, puedes indicar esa fecha para que el sistema te la recuerde.

Estado de pago: Puedes marcar el gasto como “Pagado” una vez que lo abonas. Así, en tu listado vas a tener una vista clara de lo que ya está resuelto y lo que sigue pendiente.
Totalizador “A pagar”: En la parte superior derecha de la sección, vas a ver el total de lo que tienes pendiente por pagar. Esta cifra se actualiza sola a medida que marcas gastos como pagados.

❓Preguntas frecuentes

¿Es posible registrar un gasto con fecha anterior?

Sí, puedes hacerlo. Por defecto, al ingresar un nuevo gasto, la fecha de emisión se establece automáticamente en el día actual. Sin embargo, si necesitas registrar un gasto correspondiente a una fecha pasada, simplemente modifica la fecha de emisión y selecciona el día correcto.

¿Cómo registrar un gasto pagado con dinero de la caja?

Si utilizas dinero de la caja, como efectivo, para pagar una compra a tu proveedor, debes marcar la opción "Usar en arqueo". Esto asegurará que el monto se descuente correctamente de la caja, evitando diferencias al momento del cierre.

Si operas con varias cajas, el sistema te pedirá que selecciones de cuál retirarás el dinero. Asegúrate de elegir la caja correcta antes de finalizar el registro.

¿Es posible editar un gasto después de haberlo creado?

Sí, puedes modificar un gasto luego de haberlo creado. Para hacerlo, simplemente selecciónalo y haz clic en el botón "Editar".

¿Qué permisos de usuario están asociados a los gastos?

En primer lugar, podrás elegir si quieres que un usuario pueda ver todos tus gastos, solamente los propios o ninguno.

Dentro de los permisos que podemos habilitar o deshabilitar en el rol de un usuario para Gastos, tenemos los siguientes:

Actualizar: Autoriza la modificación o edición de un gasto existente.
Crear: Habilita la creación de gastos.
Eliminar: Permite la eliminación de gastos.
Exportar: Permite descargar la información de los gastos
Ver resúmen

Esto lo realizas desde la sección Roles de usuario en Fudo.